國際貿(mào)易中在處理付運(yùn)的出口貨品時，可簽訂多達(dá)四種合約：出口銷售合約、運(yùn)輸合約、財務(wù)合約、貨物保險合約。國際貿(mào)易涉及多種文件，例如商業(yè)文件、財務(wù)文件、運(yùn)輸單據(jù)、保險文件及其他與國際貿(mào)易有關(guān)的文件。因此，必須認(rèn)識各種文件的功能及其在國際貿(mào)易中的用途。
1、商業(yè)發(fā)票CommercialInvoice：這是出口商要求進(jìn)口商根據(jù)銷售合約支付貨款的正式文件。商業(yè)發(fā)票應(yīng)說明所售貨品的詳情、付款方式及貿(mào)易條款。商業(yè)發(fā)票也在貨品清關(guān)時使用，有時供進(jìn)口商安排外匯時使用。
2、裝箱單PackingList：詳列付運(yùn)貨品裝箱資料的文件。
3、檢驗證明書InspectionCertificate：由獨立公證人（檢驗公司）或出口商就買方或有關(guān)國家要求的付運(yùn)貨品規(guī)格（包括品質(zhì)、數(shù)量及／或價錢等）發(fā)出的報告。
4、備用信用證StandbyCredit：客戶與其銀行作出的安排，使客戶享有在該銀行兌現(xiàn)某一金額內(nèi)的支票的便利�；虺隹谏膛c入口商的安排，承諾若然完成不了合約內(nèi)容，出口商需要賠償入口商部份損失。這又叫履約保證書。通常用于大宗的交易如原油、肥料、魚苗、糖及尿素等。
5、托收指令CollectionInstruction：這是出口商向其銀行發(fā)出的指示，授權(quán)銀行根據(jù)合約條款代出口商收款。
6、匯票(B/E)BillofExchange,orDraft(B/E)：這是無條件的書面指示。出口商在該指示中要求進(jìn)口商即時或在未來日期支付某一金額給抬頭人或持票人。
7、信托收據(jù)(T/R)TrustReceipt：銀行憑這文件向買方發(fā)放貨品（貨品仍屬銀行所有）。買方取得貨品后，必須將貨品與本身其他資產(chǎn)分別開來，隨時準(zhǔn)備銀行收回。
8、本票PromissoryNote：這是可轉(zhuǎn)讓的財務(wù)文件，證明海外買方須付款給持票人。
9、產(chǎn)地來源證CertificateofOrigin：這是證明貨品制造地點、性質(zhì)／數(shù)量／價值的證明書。
10、普及特惠稅制度產(chǎn)地來源證表格甲（即特惠稅證）CertificateofOriginGeneralisedSystemsofPreferences(GSP)FormA(orasFormA)：
這文件證明出口國產(chǎn)品根據(jù)普及特惠稅供給國的普及特惠稅制度享有進(jìn)口稅優(yōu)惠（減稅或免稅）。一般來說，貨品必須同時符合受惠國的產(chǎn)地規(guī)則與供給國普及特惠稅制度的產(chǎn)地標(biāo)準(zhǔn)，才可獲發(fā)表格甲。香港目前是加拿大及挪威普及特惠稅制度下的受惠者。而中國則是澳洲、歐盟、加拿大、捷克、日本、波蘭、俄羅斯、斯洛伐克等國的普及特惠稅受惠者。
11、進(jìn)出口報關(guān)單Import/ExportDeclaration：這是在貨物進(jìn)出港口時向海關(guān)關(guān)長遞交的報關(guān)聲明書，用于申報貨品的詳情，包括付運(yùn)貨品的性質(zhì)、目的國、出口國等，其主要作用是匯編貿(mào)易統(tǒng)計資料。
12、進(jìn)出口證Import/ExportLicence：這是由有關(guān)政府部門簽發(fā)的文件，授權(quán)某些受管制貨品進(jìn)口及出口。主要有工業(yè)貿(mào)易署、香港海關(guān)、漁護(hù)處等
13、國際進(jìn)口證(IIC)InternationalImportCertificate：這是目的地政府簽發(fā)的聲明，證明進(jìn)口的戰(zhàn)略物品會在指定的國家出售。香港只為符合出口國的規(guī)定而發(fā)出國際進(jìn)口證。
14、貨物抵境證明書(DVC)DeliveryVerificationCertificate：這是由目的地政府簽發(fā)的聲明，證明指定的戰(zhàn)略物品已抵達(dá)指明的國家。香港只為符合出口國的規(guī)定而發(fā)出貨物抵境證明書。
15、卸貨證明書LandingCertificate：這是目的地政府簽發(fā)的聲明，證明指定的商品已抵達(dá)指明的國家。香港的卸貨證明書由政府統(tǒng)計處簽發(fā)。申請時需提交下列文件：進(jìn)口報關(guān)單及收據(jù)、提單、海運(yùn)提單及艙單、供應(yīng)商發(fā)票，以及裝箱單（若有）。
16、海關(guān)發(fā)票CustomsInvoice：這是進(jìn)口國海關(guān)指定的文件，說明貨品的售價、運(yùn)費、保險、包裝資料、付款方式等，以便海關(guān)估價。
17、保險單／保險證明書,分保單InsurancePolicy/Certificate：保險單是證明付運(yùn)貨品已投保的保險文件，詳述有關(guān)保險額的資料。保險證明書證明付運(yùn)貨品已受保于某一開口保單，保障貨品在付運(yùn)途中免受損失或損害。
18、產(chǎn)品測試證明書ProductTestingCertificate：這是證明產(chǎn)品在品質(zhì)、安全、規(guī)格等各方面均符合國際或個別國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的證明書。
19、衛(wèi)生證明書HealthCertificate：這是在出口農(nóng)產(chǎn)品或食品時，由主管國家發(fā)出的文件，證明農(nóng)產(chǎn)品或食品符合出口國的有關(guān)法例，以及在付運(yùn)前檢驗時完整無損、適合人食用。
20、報價單Quotation：這是售貨的報價，應(yīng)清楚說明價錢、品質(zhì)詳情、貨品數(shù)量、貿(mào)易條款、交貨條件、付款方式。
21、銷售合約SalesContract：這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細(xì)則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見。
22、估價發(fā)票ProFormaInvoice：這是貨物付運(yùn)時由供應(yīng)商提供的發(fā)票，作用是通知買家即將付運(yùn)商品的種類、數(shù)量、價值及進(jìn)口規(guī)格（重量、大小及類似的特點）。估價發(fā)票不是用來要求買方付款的，但可用于申請進(jìn)口證、安排外匯或其他財務(wù)安排。
23、植物檢疫證PhytosanitaryCertificate：國際間通常規(guī)定進(jìn)口的植物或種植物料須附有出口國發(fā)出的植物檢疫證，證明付運(yùn)貨品大致上沒有疾病或害蟲，并符合進(jìn)口國現(xiàn)行的植物檢疫規(guī)例。在香港應(yīng)向漁農(nóng)處申請植物檢疫證。
24、熏蒸證書FumigationCertificate：這是蟲害防治證明書，證明有關(guān)產(chǎn)品已經(jīng)過獲認(rèn)可的熏蒸服務(wù)商所提供的檢疫及付運(yùn)前熏蒸程序。美國、加拿大和英國的海關(guān)都要求來自香港及中國大陸的實木包裝材料附有熏蒸證書。
25、暫時過境證ATACarnet：這是國際海關(guān)文件，用來申請將貨品（如國際交易會的展品、貨辦及專業(yè)設(shè)備）暫時運(yùn)進(jìn)《暫時過境證海關(guān)公約》的締約國時免繳關(guān)稅。
26、提單(B/L)BillofLading：這是貨品擁有人與運(yùn)輸公司之間的合約。顧客通常需要提單的正本，以證明貨品屬他所有，有權(quán)提取貨品。提單分兩種：不可轉(zhuǎn)讓的直接提單，以及可轉(zhuǎn)讓或付貨人指示提單（亦是所有權(quán)證明文件），后者可在貨物過境時買賣或交易，以及用于多種融資交易。
27、運(yùn)輸商提單(拼箱提單)HouseBillofLading(Groupage)：這是由貨運(yùn)代理商發(fā)出的提單，很多時都不是所有權(quán)證明文件。付貨人如選用運(yùn)輸商提單，應(yīng)在采用信貸服務(wù)前向銀行說明是否可接納作信用證用途。與個別托運(yùn)相比，拼箱提單的優(yōu)點包括包裝較少、保費較低、過境較快、損失風(fēng)險及費用較低。
28、海運(yùn)提單SeaWaybill：這是貨物收據(jù)，內(nèi)含付貨人與航運(yùn)公司之間的運(yùn)輸合約。海運(yùn)提單是不可轉(zhuǎn)讓的文件，并非所有權(quán)證明文件。
29、空運(yùn)提單(AWB)AirWaybill：這是用于空運(yùn)貨物的一種運(yùn)貨單�？者\(yùn)提單說明運(yùn)輸?shù)臈l件，作為交付貨品的收據(jù)，但不是所有權(quán)證明文件或可轉(zhuǎn)讓的文件。
30、領(lǐng)事發(fā)票ConsularInvoice：這是有些國家要求的文件，載明付運(yùn)貨品的詳情，例如托運(yùn)人、收貨人、價值說明等。這文件由駐外國領(lǐng)事館人員簽署證明，供該國海關(guān)人員核實付運(yùn)貨品的價值、數(shù)量及性質(zhì)。
31、付貨通知單（俗稱「落貨紙」或出倉紙）(S/O)ShipperOrder：這是說明貨物詳情及付貨人各項要求的文件，是擬備其他運(yùn)輸單據(jù)（如提單、空運(yùn)提單等）所需的基本文件。
32、碼頭收貨單或大副收據(jù)(D/R)DockReceiptorMate’sReceipt：這是確定碼頭／貨倉已收妥待運(yùn)貨物的收據(jù)。碼頭收貨單是擬備提單所需的文件，但不是處理付款事宜時按法律規(guī)定必須具備的文件。
33、運(yùn)輸商空運(yùn)提單(HAWB)HouseAirWaybill：這是空運(yùn)代理行發(fā)出的空運(yùn)托運(yùn)單，提供貨物說明及紀(jì)錄，但并非所有權(quán)證明文件。
34、貨運(yùn)擔(dān)保ShippingGuarantee：這是通常由航運(yùn)公司預(yù)先印備的表格，由進(jìn)口商銀行向航運(yùn)公司擔(dān)保交還運(yùn)輸文件正本，顧客便可憑這文件提貨，而不必出示提單正本。這文件通常與信托收據(jù)一并使用，以保障銀行對貨物的控制權(quán)。
35、裝箱單PackingList(sometimesaspackingnote)：列出運(yùn)輸所需的資料，例如發(fā)票、買方、收貨人、原產(chǎn)地、航班日期、裝貨港口／機(jī)場、卸貨港口／機(jī)場、交貨地點、裝運(yùn)標(biāo)志／貨柜編號、貨品重量／體積，以及全部有關(guān)貨品的詳情，包括裝箱資料。
跟單信用證(D/C)DocumentaryCredit：這是按買方要求開立的銀行文件，證明開證銀行向賣方保證，只要符合跟單信用證所列的具體要求，便會支付某一金額。
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