中國美國檔案工作比較研究
安徽大學(xué)歷史系  李財富
　　在檔案學(xué)研究中，世界各國之間存在著許多共性的課題，無論是在抽象的基礎(chǔ)理論方面還是在具體的應(yīng)用理論和應(yīng)用技術(shù)方面，都有不少基本相同的認(rèn)識。這就要求我們在研究檔案學(xué)的過程中，要不斷地進(jìn)行橫向比較，從各國檔案學(xué)的研究成果和檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中吸取有益的養(yǎng)分，以充實(shí)和豐富我國檔案學(xué)的研究內(nèi)容，并藉此推動我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展。本文擬就中國美國兩國檔案工作的主要異同點(diǎn)進(jìn)行探討，希望對我國廣大檔案工作者全面了解美國檔案工作情況有所幫助。

一、檔案的收集
　　我國的檔案收集工作大體可以分為兩個層次：第一個層次為檔案室的收集工作，主要通過建立健全文書處理部門立卷歸檔制度接收本單位各部門移交來的檔案材料，這是低層次的檔案集中；第二個層次為檔案館的收集工作，各級各類檔案館按照職責(zé)分工接收基層檔案室移交的具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案材料。除此之外，有時檔案館還對散存在社會上的一些重要檔案材料采用征集、征購和購買的方式進(jìn)行補(bǔ)充收集。通過檔案館的收集工作，可以實(shí)現(xiàn)國家規(guī)模的檔案集中，這是高層次的檔案集中統(tǒng)—管理。
　　美國的檔案收集工作與其實(shí)行的文件、檔案一體化管理一脈相承，即國家設(shè)立檔案文件局，負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)聯(lián)邦各機(jī)構(gòu)文件、檔案的管理，同時設(shè)立文件中心，負(fù)責(zé)接收政府機(jī)構(gòu)保管5年以上的文件。文件、檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)程序是：單位秘書、業(yè)務(wù)部門形成的文件在單位文件、檔案管理部門保存5年后，送聯(lián)邦文件中心保管，需要永久保存的，在文件形成滿30年后，經(jīng)單位申請和國家檔案館鑒定后由文件中心移交給國家檔案館保存，對不再具有任何價值的文件則視情銷毀、轉(zhuǎn)贈給適當(dāng)?shù)难芯繂挝换驅(qū)W校、作廢紙出售。需要檔案館永久保存的檔案文件一般只占總量的3—5％。文件在文件中心保管期間，其所有權(quán)屬形成文件的單位，文件移交給國家檔案館后則成為國家檔案館的財產(chǎn)。
　　由于生產(chǎn)資料所有制的關(guān)系，美國的許多檔案(特別是科技檔案、經(jīng)濟(jì)檔案)不向國家檔案館移交，因此最終不能實(shí)現(xiàn)國家規(guī)模的檔案集中，這是資本主義制度本身所固有的缺陷。但是，美國的文件、檔案一體化管理方法于我們卻有可資借鑒之處。文件、檔案管理一體化理論與我國60年代提出的檔案自然形成規(guī)律理論基本相似，二者都是“以文件運(yùn)動周期理論為其依據(jù)之一的”①。遺憾的是，以往我國檔案學(xué)界沒有對此加以足夠的重視，更談不上去實(shí)踐子。近年來，我國檔案學(xué)界重新探討這一理論，并開始在實(shí)際工作中進(jìn)行嘗試，取得了一些成果，但尚未形成完整、科學(xué)的機(jī)制，還有待于進(jìn)一步發(fā)展。此外，美國在檔案收集工作中的“精品”意識對于我們加強(qiáng)館(室)藏建設(shè)也是十分有益的。

二、檔案的整理
　　中國美國兩國在檔案整理工作這一環(huán)節(jié)上有不少相同的做法，兩國都非常重視通過系統(tǒng)化、條理化對檔案實(shí)行科學(xué)的管理，整理一般都是在機(jī)關(guān)文件歸檔時進(jìn)行，都是按照機(jī)構(gòu)、問題、時間等特征分類組卷。不同的是，我國檔案部門大都把主要精力放在提高案卷質(zhì)量上，不斷根據(jù)“新標(biāo)準(zhǔn)”對移交進(jìn)館(室)的案卷進(jìn)行調(diào)整，試圖以此解決檔案查找利用中的一切問題，而在編目、索引，完善檢索工具體系方面所投入的精力則顯不足。目前這種狀況有所改觀，檔案著錄、標(biāo)引工作日益受到各級檔案部門的關(guān)注，進(jìn)展順利，但任務(wù)依然十分繁重，還需要進(jìn)一步努力。美國聯(lián)邦政府各機(jī)關(guān)在對文件進(jìn)行整理歸檔以后，一般不再變動，文件中心和檔案館也都充分利用原有基礎(chǔ)，不在案卷整理上花費(fèi)過多的時間。國家檔案館為統(tǒng)一裝具，只對進(jìn)館文件更換卷盒，并在盒的一端貼上寫有年代、機(jī)構(gòu)、問題、標(biāo)題等內(nèi)容的標(biāo)簽。其整理工作的重點(diǎn)是熟悉研究檔案的內(nèi)容和編制檔案文件檢索工具。檢索工具的著錄非常詳細(xì)，包括分類、日期、提供利用注意的事項、文件保存的具體位置、文件數(shù)量、內(nèi)容、整理說明等許多項目。
　　總之，中國美國兩國在檔案整理工作中的立足點(diǎn)差別較大，前者著眼于案卷的內(nèi)在質(zhì)量，希望通過檔案的系統(tǒng)整理一勞永逸地免除利用中的所有麻煩；后者致力于檔案的編目和研究，企圖運(yùn)用配套成龍的檢索工具來彌補(bǔ)檔案系統(tǒng)整理中的粗糙。應(yīng)該說，兩國的做法各有千秋，優(yōu)劣互見。如果把雙方的經(jīng)驗(yàn)有機(jī)地結(jié)合在一起，揚(yáng)長避短，那么檔案整理工作的質(zhì)量勢必會得到很大的提高。